用OA平台来把资源协同起来，业务覆盖起来，用流程管住业务，用整合来实现高效协作与有效控制。这是Columbia China 医疗集团OA系统建设的目标。如今，在系统上线应用近6个月的时间，集团不仅通过流程规范实现了“管办分离”，更是搭建起异地协作管控的桥梁，集团总部和分支机构一起踏上了协同办公的快车道。
以需求为导向，以协同为目标
作为一家美资私营医疗投资机构，Columbia China 医疗集团将医疗与养老服务相结合，打造了集医院、诊所、养老院三位一体的服务模式，并在上海、无锡、嘉兴、常州和宁波等城市管理及创建多家医院及养老康复机构。
在日常行政办公方面，Columbia China 医疗集团一直沿用纸质审批方式，效率比较低。尤其是一些员工在国外，对移动端办公的需求也日益强烈。随着集团异地业务项目的逐步开展，Columbia China 医疗集团迫切需要一套统一的、符合自身特点的内部OA系统，来实现集团管理中的流程电子化、信息共享化、办公移动化、业务协同化，并希望让部分流程与ERP系统集成，实现业务闭环管理，最终达到实现异地协同整合，提高运营效率的目的。
经过一番考察和甄选，Columbia China 医疗集团最终选择了万户网络ezOFFICE协同平台作为集团异地机构管理、内部协作与内控的管理工具。“我们希望合作厂商能与我们企业一起成长，能够匹配集团在发展过程中不同阶段、不同层次的管理需求。”在选型过程中，万户网络不仅围绕Columbia China 医疗集团的需求量身定制解决方案，而且还为后续二期项目要实现的功能做了规划部署，最终赢得了信赖，双方顺利牵手。
点-线-面结合，推进流程建设
从2017年初启动一期项目，到年中完成验收，Columbia China 医疗集团差不多历时半年时间，实现了集团协同OA的部署，整个过程比较顺畅，这主要得益于集团业务流程梳理较为顺利，并保证是可操作可管控的，这为成功实施打下了良好的基础。
在流程建设中，Columbia China 医疗集团制定了严格的实施计划，对每个部门的关键流程做了详尽的调研，拟出了实施的重点和相关的一整套辅助调研材料和报告。比如对于报销、请假、财务审批、采购、用印、合同等核心流程，项目组仔细梳理流程的节点，并把重要的分支条件都一一做了明确。核心流程全部设计好后，集团安排了各核心流程的关键人物做了培训和试用，并及时把反馈的意见快速调整到实施过程中。通过把流程中各个不透明的点串成线，组成面，最终实现流程间的无缝连接，使组织形成一个整体运作。
此外，为了保障OA系统的持续推广和广泛应用，Columbia China 医疗集团还加强系统培训，并安排专业人员维护系统。在应用中，遇到使用问题随时解决，优化调整，上线后取消所有的原有纸质审批单。由于电子化的流程相比纸质审批效率提升很高，所以系统的推广十分顺利，员工用起来并不抵触，使用满意度颇高。
实现管办分离，异地整合
协同OA为集团带来了人事行政管理、资产管理、印章管理、证照管理、合同管理、采购管理、财务管理等全方位的流程审批，同时实现了办公门户的统一，以及与ERP等业务系统的集成。自一期项目上线以来，万户OA已经在Columbia China 医疗集团运行了近半年的时间，协同管理价值也逐渐凸显。
首先，协同平台的应用实现了“管办分离”。“管”指管理部门，管理人员，“办”指具体办事部门及员工，负责严格按照标准规范执行落实。“管办分离”也就是说实现审批、管理，承办、使用要分开，不能既是裁判员又是运动员，这样才能把事情办好。在Columbia China 医疗集团的协同办公应用中，集团盖过哪些章，用过哪些印，一枚公章用了多少次，盖过哪些文件，都可以在系统内追溯查询。管理层可以通过数据报表查看结果，部门员工按流程规范执行落实，大大提高了办公的效率。
其次，实现了合同管理的闭环。通过OA平台，Columbia China 医疗集团完成了合同用印闭环管理，对合同准备、签订、审批流程、审查、用印申请、合同归档的全生命周期管理。该流程协同合同管理链条上的各个部门，打破时间、空间限制实时监控合同过程，充分规避企业业务中的人为因素，利用审批流管理实现规范高效的合同事务处理。
第三，通过与微信对接，快速实现了移动化办公。一些海外员工，只要打开手机微信，就可以实时收到来自内网办公系统的新闻、通知公告、待办事项等信息，并可以进行流程审批，邮件收发，移动端与电脑端信息互动同步。由于微信的接受程度高，系统上线后广受欢迎，员工的工作效率明显提升。
信息化建设是一个持续的过程，对于Columbia China 医疗集团来讲，一期项目主要是集团协同办公建设为主，二期则会推广到下属医院、诊所及养老院，以业务集成为核心，实现异地协同管控。Columbia China 医疗集团表示，“当前的集团协同建设还是以需求为导向，需求到哪里，信息化跟到哪里。我们希望能够与万户网络长期合作，共同面对不断变化的IT需求。”
（该稿件由记者采访Columbia China 医疗集团信息部经理戴钟玮整理而成）
免责声明：此文内容为第三方自媒体作者发布的观察或评论性文章，所有文字和图片版权归作者所有，且仅代表作者个人观点，与 无关。文章仅供读者参考，并请自行核实相关内容。投诉邮箱：editor@fromgeek.com。
免责声明：本网站内容主要来自原创、合作伙伴供稿和第三方自媒体作者投稿，凡在本网站出现的信息，均仅供参考。本网站将尽力确保所提供信息的准确性及可靠性，但不保证有关资料的准确性及可靠性，读者在使用前请进一步核实，并对任何自主决定的行为负责。本网站对有关资料所引致的错误、不确或遗漏，概不负任何法律责任。任何单位或个人认为本网站中的网页或链接内容可能涉嫌侵犯其知识产权或存在不实内容时，应及时向本网站提出书面权利通知或不实情况说明，并提供身份证明、权属证明及详细侵权或不实情况证明。本网站在收到上述法律文件后，将会依法尽快联系相关文章源头核实，沟通删除相关内容或断开相关链接。
