邮件是商务往来最普遍最常见的通讯手段,正因为邮件中常常夹杂一些机密资料或涉及到公司人事升降等内容,因此邮件泄密也成为许多公司的心头大患,泄密主要是两个渠道,一是外部黑客对邮箱账号的窃密、邮件内容的窃取篡改等,其二则是内部工作人员有心报复或无意疏忽酿成的错误。对于前者,公司可以购置安全性高的邮件系统防御,而对于后者,公司该怎样借助于邮件系统妥善管理呢?我们请教了业界知名品牌U-Mail专家李工程师。
李工指出,防范内部窃密的一个重要手段,就是对发出邮件实施“审核管理”,也就是公司管理人员根据岗位重要性、业务实际情况和要达到的目标来对指定人的邮箱根据某个条件来作出限制,符合该条件则准予其外发,否则便终止。而在U-Mail邮件系统中,使用“邮件审核”这个命令功能,它既能对特定的用户或部门人员进行审核管理;又能通过设置敏感词或内容规则并设定触发审核机制时能够周密细致的管控到位;同时配合收发权限来对某些关键岗位限制其只能外发或接收邮件。
具体操作是登录U-Mail邮件系统超级管理员后台,在左边的命令列表中选择“系统设置”——“邮件审核设置”,打开一个对话框如下图所示:
一、所有已经建立的“审核名称”都在其中,点击右边的“修改”或“删除”按钮执行相应操作。
如果我们需要建立一个新的审核名称,比方说对“业务员”加强审核工作,则点击上方的“添加”按钮,它的操作其实类似于点击“修改”按钮,所以我们来看“修改”如何进行,如下图所示:
在其中,改“审核名称”IT为“业务员”,选择“主审”和“副审”两个人,建立双重审核机制,“自动转换等待时间”意味着当“主审”在若干分钟内未实施“审核”操作就交由“副审”处理。
二、在“审核管理”对话框中点击“审核规则”便开始建立一条规则,点击“启用”,规则开始运行,点击“禁用”或“删除”,规则不起作用,点击“修改”,如下图所示:
说明:
1.输入“规则名称”;
2.“审核人”点击“选择”下拉列表中勾选一位;
3.“审核”类型中有“外发”和“所有”两个选项,意味着只针对外发邮件审核呢还是对所有邮件均审核。
4.“审核预设”有“人工”、“批准”、“拒绝”三个选项,也就是说对目标邮件先预设一个什么样的操作。
5.“权重”则意味着优先审核哪些邮件,数值越小优先级越高,这个根据岗位性质和重要性来定,比方说可以把发给董事长、总经理的设为最高优先级。
6.“审核条件”可以通过设置“父条件”或“子条件”等多个关系来设置,如“主题”或正文、附件中等包含某些关键词等
综上,就是U-Mail邮件系统丰富而又强大且细致到位的“审核管理”功能,如果您想了解U-Mail邮件系统其他功能也可以咨询客服
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