离职证明虽不如劳动合同经常被提及,但如果开具错误,很容易导致法律赔偿问题。所以今天我们就来和大家聊一聊不开具离职证明有哪些风险,以及离职证明应该怎么开。
先来看一个例子:
2011年4月,季某入职某科技公司从事采购工作,双方签订了劳动合同。
2013年8月14日,双方解除劳动合同。同年10月底,该公司为季某出具离职证明。季某认为某科技公司未及时向其出具离职证明,导致其失去了就职高薪职位的机会,双方因赔偿问题产生争议。
经法院判决,以季某离职前的收入水平,科技公司赔偿季某11000元。
若公司因未及时开具离职证明,造成员工损失,法院可判决公司依法支付赔偿金。所以,劳动合同的终止并不是员工离职的完结,HR一定要依法、及时为离职员工办理好离职手续。
《劳动合同法》第五十条规定:
用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明,并在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。
劳动者应当按照双方约定,办理工作交接。用人单位依照本法有关规定应当向劳动者支付经济补偿的,在办结工作交接时支付。
那么对于HR而言,不开具离职证明有什么后果,而开具离职证明又应该注意哪些细节呢?
一、开具离职证明的相关规定
离职证明的立法本意是用人单位解除或终止劳动合同的一项附随义务:不属于合同内容,但法律规定合同当事人必须履行。
对公司而言,离职证明是对用人单位和劳动者之间终结劳动关系的明确证据,是对其他用人单位和社会的公示。
对离职员工而言,离职证明是转移社保和申领失业保险金的证明和必要材料。若因公司未开具离职证明,造成离职员工损失的,劳动者有权要求公司赔偿。
《劳动合同法》第八十九条规定:
用人单位违反本法规定未向劳动者出具解除或者终止劳动合同的书面证明,由劳动行政部门责令改正;给劳动者造成损害的,应当承担赔偿责任。
值得注意的是,即使离职员工不配合工作交接,公司也必须为其开具离职证明。那有的HR可能会问,这样不是让公司吃亏了吗?其实不然,作为HR需要站在公司的角度,保证员工完成交接不妨碍公司工作的正常进行,但这个时候HR可以采用这样的小技巧:
遇到恶意不交接工作(需有证据证明)却要求公司强制开具离职证明的,HR可在其离职证明中注明:“该员工尚未与本单位完成工作交接”
此外,为防范有不辞而别的员工,HR应在公司规章中写明:劳动者在离职时,可随时到人事部门领取离职证明。如果离职员工主张公司未为其开具离职证明,那么他必须先举证自己曾到过人事部门要求领取离职证明。
总之,员工离职时,一定要为其开具离职证明,避免法律风险:
员工离职15天内必须为其办理社保转移;
员工不交接工作也必须为其开离职证明,出具离职证明是用人单位的法定义务,劳动者是否交接并非用人单位出具离职证明的前提条件,但可以在劳动者办结工作交接前拒付经济补偿金。
二、离职证明必备要素
离职证明虽然只是一个小材料,但是其中也包含了必备项和可备项。
根据《劳动合同法实施条例》第24条:
离职证明必须写明劳动合同期限、解除或者终止劳动合同的日期、工作岗位、在本单位的工作年限。
离职证明必须注明以上法律条例中注明的必备项,同时还应写明开具证明的具体日期,并加盖公司公章。
除此之外,离职证明也可作为产生劳资纠纷时的重要凭证。基于其用途,离职证明还应该包含一些可备项:员工姓名、身份证号码、入职日期、离职日期,所在部门、担任职务及其他竞业协议需交代的事项。
在实际开具离职证明的时候,HR可以通过薪人薪事人力资源系统来高效地开具离职证明。薪人薪事在员工功能模块预置了【离职证明】在内的多个员工证明模板。在预置的【离职证明】模板中,HR可以:
1. 自己修改证明模板的名称,员工在申请证明时看到的就是这个名字
2. 修改模板的内容,在编辑模板内容时,HR可以利用强大的字段变量来创建一个万用模板(所谓万能模板,就是一套模板可以适用于所有信息类别相同的员工)。
此外,利用薪人薪事人力资源系统开具离职证明的时候,系统提供相关的员工证明审批等相关配套设施。在审批的过程中,HR可根据员工不同部门、职级、聘用形式等等员工属性设置不同的审批流程。
三、HR开具离职证明需注意的细节
开具离职证明时,还应注意一些细节:
1、工作年限或在职时间不能随意填写
有时候劳动者基于增加工作经验或其他原因的考虑,要求单位多写在职时间或工作年限,此后却因各种原因导致争议,从而对单位不利。
2、不能按照劳动者意愿随意填写离职原因
根据立法规定,离职原因并不是必要项,可写可不写,但千万不能按照劳动者的意愿随意填写,否则,有法律风险。
3、若员工严重违纪被辞退,可不开具离职证明
如果员工是被公司辞退或开除的,公司可为其开具开除证明书,而非离职证明。
4、离职证明最好一式两份
离职证明是一段劳动关系结束的凭证,也是这份工作经历的凭证,所以离职证明最好开2联,公司留存一份,员工留存一份。并且,为了离职证明的权威性,防止他人冒用公司公章,在公司存根、员工留存的两联离职证明间可盖骑缝章。
当然,解除劳动合同并不是HR工作的完结,离职证明中也有很多需要注意的细节。希望各位HR一定要谨记以上细节,站好每一班岗!
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