什么是访客管理系统?｜智能百科

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访客管理系统有助于增强访客体验、提高安全性、保持合规性，并了解更多有关现场人员的信息。

访客管理是帮助组织控制其场所内人员的任何流程。它对于所有规模和类型的建筑都很重要，因为它有助于规范安全和安保，可以控制谁有权进入。

什么是访客管理系统?

访客管理系统是一套用于监控建筑物使用情况、记录设施使用情况和传达访客行踪的流程。

数字化或智能访客管理系统(VMS)可以简化和自动化访客管理流程。它使用基于互联网的技术来跟踪、监控和记录访客信息，使登录流程更加高效，并有助于更好地保护访客数据和隐私。

访客可以是客人、员工、承包商、送货司机或客户。

通过智能访客管理系统，可以准确地知道谁进入了设施，从而识别，并设置访问层次结构。

还可以收集重要的访客数据，同时遵守数据保护法。

重要的是，智能访客管理系统还能给人留下积极的第一印象，并通过自动化各种任务减轻接待人员的负担。

此外，智能访客管理将整个楼宇出入流程转变为非接触式出入流程。从健康和卫生角度来看，这是一个极好的消息，同时也为访客的生活带来了极大的便利，无需手忙脚乱地寻找门禁卡或记住门禁密码。

智能访客管理系统有哪些好处？

与传统的手动访客管理相比，智能或数字访客管理具有一系列优势，如：

在接待处手动接待访客非常耗时，而且会造成资源压力。签到、发放安全通行证、引导客人到需要去的地方、处理停车问题……所有这些都需要时间，并给接待人员带来压力，否则他们本可以专注于更有成效的任务。

人工访客管理很容易出现错误，有时会增加安全风险，例如，访客本应只能进入建筑物的某些部分，却被允许进入所有区域。

智能访客管理跟踪软件允许访问实时数据，显示场所内每位客人的已验证身份。这有助于确保每个人的安全，并在发生紧急情况时提供可操作的信息。

人工访客管理也会带来合规风险。从访客处收集的任何数据都必须按照现行数据保护法规进行处理、存储和删除。依赖人工流程记录和登记访客的组织面临数据管理不正确的风险，也存在很大的人为错误可能性。

另一方面，数字访客管理系统确保整个流程一致，并涵盖数据保护法规的每个基础。

无论访客类型如何，使之享受流畅的体验非常重要。无论是普通员工、面试候选人、客户或潜在客户、承包商还是供应商，留下正确的印象都会带来宝贵的收益。

人工访客管理永远不会在每一天、每个接待台或办公室之间保持一致。这将危及到声誉。但使用数字访客管理系统，可以确保一致性，并向访客展示有花时间投资于其满意度。

智能访客管理系统如何运作？

对于业主而言，智能访客管理系统使用起来再简单不过了。通过用户友好的访客管理系统应用，业主只需点击几下就可以设置整个流程，这样客人的来访的每个细节都得到了妥善处理。

访客通行证直接发放到访客的智能手机上。这些通行证提供地图链接，引导访客前往大楼，并提供前往任何已分配停车位的具体路线。车牌识别技术确保只有获得许可的人才能进入停车场。

通行证还要求访客在抵达之前阅读并签署隐私政策协议，勾选最重要的数据保护合规框。

数字访客通行证允许非接触式进入大楼，访客可以直接到接待处进行自我登记，也可以根据预先提供的安全凭证自动登录。

为了符合安全和健康要求，可以将访客访问限制在建筑物的某些区域。

一旦访客到达现场，业主就会自动收到访客到达的通知。数字导航信息会将访客引导至正确的位置。

电梯管理系统也是智能访客管理系统的一个集成元素，允许电梯自动移动，将访客带到正确的楼层。

智能访客管理系统非常先进，可以通知设施管理人员目的地会议空间是否需要在预约之前补充茶点或进行清洁。

此类高水平集成意味着在访客到达之前，最细微的细节都已处理好。其结果自然是访客获得流畅、无忧的体验，而业主则获得节省时间和提升声誉的体验。

一些智能访客管理系统还提供在接待处设置自助注册的机会，允许访客在抵达时通过平板电脑登录，从数据保护合规到通过二维码发放通行证等所有事宜均无需人工干预。

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