西勘院以精细管理应战“四新”趋势 致远互联赋能协同全面管理

从2007年的14000余家企业增长到2017年近30000家企业，中国勘察设计行业过去十年经历了井喷式发展。与此同时，市场环境也呈现“四新”特点：发展模式转型与产业结构调整的经济“新常态”，投融资体制变革、并购重组加快与技术创新应用所带来的产业“新生态”，市场化、产业化、资本化的发展“新趋势”，关注企业发展质量与竞争力的竞争“新要求”。但是反观勘察设计企业的服务内容、服务模式却没有实质性突破。可以预见，勘察设计行业未来发展将面临3-5年的动荡期。业内专家认为，要适应并有效应对这一动荡期的“四新”市场环境，勘察设计企业需要关注三个命题：业务提效、业务创新、业务协同。

中国勘察设计协会理事长施设近期也表示：勘察设计企业一定要注重发展模式的转型与产业结构的调整，将业务管理协同化，不断优化配置，将资源在系统中整合，从而推动内部组织的调整，适应时代的发展。

业务如何提效、创新、协同？作为中国勘察设计行业翘楚，中国建筑西南勘察设计研究院有限公司（以下简称“西勘院”）从招投标管理和商机管理两个层面诠释了“管理协同化”的奥秘。自2016年联手中国协同管理软件领导厂商致远互联以来，西勘院的“管理协同化”进程可谓一路驰骋。用西勘院信息部余健的话说，那就是“善协同得天下，携致远通四海。”

数据准确率95%以上，商机管理提高业务运营效率

西勘院隶属于世界500强企业之一的中国建筑股份有限公司，自1956年成立以来，西勘院先后完成了包括四川电视塔、成都地铁、昆明新机场、成都双流机场、成都新机场、上海迪士尼等大批国家重点工程在内的项目上万个，经营领域拓展至印度、缅甸、泰国、阿联酋、香港、赤道几内亚等国家和地区。但是西勘院的信息化管理却一度成为业务扩张的滞碍。

余健表示，“信息化管理是我们多年来的一大难题，在没有上致远协同管理系统之前，很多工作都是靠人工，很大程度上耽误了项目的进程，我们院领导也早就想到要上一套信息化管理系统，但是市面上适合我们西勘院特色的成熟的管理系统并不好找。要么操作起来太复杂，要么拓展性不灵活，给领导层带来诸多不便。我们勘察设计行业的项目管理有一个鲜明的特性，那就是半径长、幅度大，公司领导层对系统提出了三点要求：一是配置灵活，能够满足企业极速扩展新需求，满足企业管理变化，保障企业发展速度；二是操作简便，人人可用，人人会用，轻松实现全员参与管理；三是运维方便，业务配置前端化，无需停机变更修正即时生效。致远协同恰恰吻合我们的这几点管理诉求。”

致远互联到底是如何解决西勘院的管理难题的呢？

余健进而表示：“此前，项目管理、合同管理、费用管理、投标管理等传统管理过程，需要多平台操作，给管理带来了诸多不便和损耗，我们的第一个初衷，就是打破管理边界、统一信息平台。我们以致远协同为基础，以业务生成器为工具打造平台统一的业务应用集群，避免过程中用户需在多个系统中处理工作的处境，实现纵向业务流程与横向审批流程相结合的管理手段。现在，项目管理、合同管理、费用管理、投标管理等业务应用集群，都可以集中在致远协同管理平台处理。”

统一平台、打破边界

以客户信息管理为例，客户信息对一个企业的重要性人人皆知，但是如何管理客户信息却不是人人能做好的。尤其是勘察设计行业，一个项目运营人员往往要同时管理好几个甚至几十个项目。在项目管理的过程中，再能干的人也难免有遗漏。在西勘院以前就经常出现这样的情况：由于项目类别的不同，当同一个人在管理多个项目时，项目运营人员经常会因为审核不充分，信息不能实时传导，导致多个运营人员登录同一个项目，甚至导致项目公文的丢失；在上线致远协同管理系统之后，就杜绝了这种情况的发生，即使遇到重复的内容，管理层也能通过开会协商来解决。

西勘院-客户信息管理

使用致远协同管理系统定制的商机管理系统，员工从填写数据单到报给上级单位，都可以实时在系统中记录，项目中需要对接的客户信息也可以实时共享。以前，如果企业员工出差在外，项目管理内容的登记需要打电话委托给别人负责，使用致远协同管理系统后，企业员工可以及时将业主信息录入备案，并可随时针对客户信息进行维护，针对客户的不同价值等级进行建档，方便管理层决策。

以前，因为地域的影响，子公司上报数据到总公司，至少需要半个多月的时间，有时甚至需要一个月，这在很大程度上耽误了项目的进展和实施，在上线致远协同管理系统之后，公司可以直接在系统里完成对项目的交接和汇报，按照固有的标准流程运行，仅需2-3天就可以核对完所有数据。根据上报数据，管理层可以用不超过一周的时间来审批项目情况，审批所有流程之后，系统会根据项目的时间顺序排版，并每隔半个月反馈一次给对应的领导，项目汇报数据准确性都在95%以上。

“随需定制”，招投标管理增强企业核心竞争力

致远互联针对西勘院经常需要投标的情况，定制了企业的项目投标管理，从对投标文件的审批，到对投标项目的成分、预算等进行分析，形成投标档案及项目投标商务策划结论意见表，并对投标文件进行审批，保障投标顺利执行。

西勘院-招标管理逻辑

西勘院-招标管理

西勘院每天要处理几十个标书，由于市场标准都趋于一致，以前登记录入的时候，无法进行有效的标准来审核，现在依靠致远互联定制的投标管理系统，中标情况、竞争对手的信息统计等投标信息都可以在系统中及时共享，领导可以从多个维度来判断，从而减少商务策划上的风险，提高整体处理标书的能力。

当投标结束后，利用致远协同管理系统，西勘院还可开展成本管理，将不同阶段的成本记录在案，编制成本计划，等到项目完结之后，再分别对项目运行中的分包成本、分供成本、其他直接成本、安全生产成本、间接成本等统一汇总，记录进合同档案中，从而结算总盈利收入，极大提高了西勘院在费用控制上的能力。另外，根据致远协同系统，财务部门可以一目了然的查看旗下公司的总金额和各项成本支出、收入以及每个月的可支配收入，方便财务部门和管理层进行费用预算评估和费用控制，为领导层提供资金链管理的决策参考。

西勘院-成本计划编制表

因为在日常的项目投标和方案执行上，标书的审核和签订不能由领导逐一通知到下属企业，每个项目的负责人常常因为自己负责的项目过多，不知道具体业务的负责人是谁，没有进度提醒，很容易耽误业务进度，经常是上报了信息却无法及时有效的进行管理，领导层不能实时了解项目的进度和运营情况，下一步的跟进也就不能有效执行。致远互联根据西勘院的这种特殊情况，定制了业务模拟器，系统会在档案生成上报之后，自动设置时间提醒。根据业务的上报时间和流程时间，系统分一周、半个月、一个月的期限来设置提醒时间。每到项目提醒时间，系统就会通过手机、邮箱等移动应用，第一时间发送到相关负责人，保证信息的时效性。此外，系统还可以及时将项目进度保存在档案中，方便业务人员将信息反馈给下属员工和上级领导。

“总体来说，我认为致远协同对我们来说不仅是管理工具，更为我们输出了一套管理逻辑，而这个逻辑恰恰与西勘院的诉求不谋而合。基于致远协同管理系统，我们坚持以业务驱动管理，在业务开始到结束的全过程中，设计制作了多个相对独立但又互有联系的功能管理模块，解决传统管理中信息人工流转、效率低、流程不规范、最终审批结果无法追踪和落实等问题，帮助企业提升整体竞争力、实现精细化管理。”余健表示。

坚持业务驱动  全生命周期管理

作为央企，西勘院希望未来致远互联可以在定制化方面继续深耕，比如能开发一套软件，第一时间将国家领导的精神和政策呈现在系统中，方便企业进行实时播报。同时，通过不断的升级换代，致远协同管理系统能将西勘院自主研发的软件应用进行全面集成，更好地顺应时代发展，面向美好未来。

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