Caroline Webb（Webb是咨询公司Sevenshift的CEO，也是麦肯锡公司之前的合伙人和咨询师。）在她的书《如何拥有美好一天》中写道：“‘会议’这个词在某种程度上成为一个不令人愉悦的词汇了，当你听到有人说‘我一整天都开会’，你会觉得很令人遗憾而不是感到嫉妒。她的书中记录了从事咨询工作16年来积累的最佳案例实践。她发现，我们之所以不喜欢开会，是因为“我们花了太多精力关注我们正在讨论什么，像是我们正在看的文件，我们需要做的决定，我们要通过的决定等，但是我们花了很少的时间关注我们如何进行我们的交流。”
以下是Webb教给你计划和参与会议的步骤，通过这些步骤，你将发现“会议”将不再是可怕的词语了。
1. 提前准备好会议议程
当没有提前安排议程时，会议就很容易脱离跑道。在你踏进会议室或者咖啡店之前，请问一下自己下面的问题：
• 你最重要的要完成的事情是什么？
• 今天，你最关注的是什么，或者你最想关注的是什么？
• 哪些事情会阻碍你关注重要的事情呢，你又打算如何克服呢？
• 你的同事们从这个会议可以得到一些什么？
如果是你负责设置议程，你要把计划安排的稍微宽松一点儿，才能更顺畅的回到工作中，而不是利用上所有时间。要将讨论点设置成问题，让交流进展下去。例如，设置为“我们怎么才能提高我们的交流水平？”，而不仅仅是“小组讨论”。
2. 引导大家积极的探讨问题
不管会议的目的是什么，最好都要有一个积极的开始，像是“目前事情进展的如何了？”
Webb在书中写道：“通过问问题的方式来设置一些有合作意义的目标，比如：“会议结束时我们要达到什么目的？我们要达到这个目的，最佳的方式是什么？”
她鼓励你多设置像这样的问题，即使你并不是会议的主要参与者。如果你是负责人，认真考虑“无设备”的会议规则，以确保会议不会因为你团队的成员偷看手机或者用笔记本电脑记笔记而拖延会议时间。
3.学会一些保持会议不那么乏味的招数
最糟糕的会议状况是，一个人接着一个人发言，然而没有一个人在听。别忘了，你坐在第一排的原因就是要带动每一个人的兴趣。Webb给了几个关键的参考意见：
• Webb写道：“合适的时候，你可以通过那些对你的同事或者客户有影响的现实生活中的例子来说明你的观点”。
• 把很长的评述拆解为几个简单理解的部分——例如，有三点原因让我坚持这个观点。一是......二是......三是......
• 当你觉得有必要不赞同或需要关注你同事的一个观点时，不要立即打断发言，这会使他们有所保留。相反，找到你喜欢的基本想法还是其背后的意图是什么，然后解释为什么你认为有更好的方法。
• 如果你没用从你的同事那里获得你需要的东西时，别害怕，尽管开口问。
4. 确保讨论是有价值的
真正糟糕的会议会导致两个极端：每一个人都假装别人的观点非常棒，另一个极端就是没有一个人认同他人的观点。
Webb表示：“不要培养群体思维的感觉。即使你喜欢你同事的一个想法，随意唱唱反调，看看他们是否能捍卫自己的计划，展示一下他们是否已经认为自己的观点非常牢靠，并准备应对潜在的障碍了。”
在另一方面，如果每个人都感到沮丧和争吵，那么，你需要在每个人都同意的地方介入和澄清。向着达成最重要议题的方向工作，并接受有一些事情不是每一方都能认同的。很多时候，Webb指出，会议中的分歧与会议的目的并不相关，因此，很有必要列出与会议不相关的问题之后讨论，好让会议继续下去。
5. 理智处理会议中的负面情绪
无论你计划得多好，都有人可能带着坏情绪走进会议室，但你不要用坏情绪来应对坏情绪。
她还表示：“如果有人正在烦闷，请记住，他们很可能是因为一些常见的诱因：被排斥，不公平，感觉没有受到重视，缺乏自主性，缺乏能力，他们的价值观构成威胁，或不确定性。”
为了改善这种情况，抵制自己不良情绪的产生，需要理性看待你同事的行为。确定为什么他们在哪些方面感到被威胁，然后冷静下来，直接解决他们关注的问题之源。
6. 记得完美的结束你的会议
如果没有适当的结论，一个进展良好的、有效率的会议也会有被浪费的风险。在经历一个很长时间的讨论后，人们很容易就忘记进行“下一步”了。
Webb写道：“会后用少量的时间去回顾一下关键的决策或者是一些结论是非常不错的。”
7. 当然会议数量越少越好
Webb写道：“很多人讨厌会议是因为他们的行程中有太多会议了。即使有价值的会议是有益的，但是也不能太多。”
跟随上面Webb的一些建议，提高会议效率，然后再看看结果如何。如果你是刚刚上班的新人，你觉得有太多时间被浪费在开会中了，你可以见一下你的经理，看看是否可以通过减少无效会议而使得整个团队更有效率。如果你是高层，看看你的时间表，再看看你的员工中是否有可以代替你参加会议再向你汇报的人。无论您是精简会议或从日程中删除会议，永远不要忘记，它不应该是一个痛苦的义务，而是一个进行工作合作的机会。
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