如何利用一天工作开始的前10分钟,在很大程度上会决定了你这一天的生产力和工作效率。
一位国际商业演讲者,也是《你不必很严肃,把幽默运用到工作中》(YouCan'tBeSerious!PuttingHumortoWork)这本书的作者迈克·克尔(Michael Kerr)说:“对很忙的人来说,一天的工作效率与一整天都忙忙碌碌没有什么联系,重要的是一天的工作是如何开始的。”
他还指出:“一天工作开始的前10分钟怎么做为你一天的工作状态打下了基础,因此你有必要从现在开始改掉那些不好的习惯。”
林恩·泰勒(Lynn Taylor)在《驯服你办公室可怕的暴君》(TameYourTerribleOfficeTyrant:HowtoManageChildishBossBehaviorandThriveinYourJob)这本书中写道:如何管理老板幼稚行为并让你顺利开展工作。在某一个瞬间是可以预测你重要的心态,因为它们是你这一天工作状态的初始部分。
她还表示:在办公室的最初几分钟可能是最紧张的,因为你可能会对你面临的事情表现出一些焦虑的状态,比如:紧急邮件的突然出现、最后一分钟会议、被老板叫到办公室、胡思乱想的同事等等。这些都需要更强大的自我管理意识,积极的心态和自我训练来面对每天早上这些让我们沮丧的负面压力。
迈克·克尔说:“成功人士往往会形成习惯,这在很大程度上是使他们成功的因素,并且形成习惯行为的关键时间就是在一天的开始。”
下面是成功人士每天上班前10分钟经常做的19件事,希望可以帮到大家:
1、准时上班
很多成功人士都认为准时上班非常重要。
当你冲冲忙忙赶去上班甚至是迟到了,那么你的整个早上都是在紧张的状态中度过的,这会影响你接下来的工作状态。
不要再赖床了,按时起床,一顿美好的早餐之后再去上班。尽可能让你在早上都处在一个平静又没有压力的状态中。
2、反省自己
泰勒说,要达到自己最好的状态就要对自己的过去、现在以及将来进行反省。
成功人士在一个安静的环境中来决定做最重要的事情。他们经常这样问自己:最近这两周我应该怎么做才能达到我的目标?我目前的项目进展如何?我今天需要完成哪些任务?
3、在某一时刻停下来享受当下
克尔说:“停下来享受当下,这听起来像菩萨,但是这非常重要。”
他接着说:“如果你在手机铃声响的时候,走近了一个嘈杂的环境中,从时间的理性和情绪的角度来看,你不得不挂掉电话。而此时,你应该出来享受当下。”以自己为中心并活在当下能保证一天的工作能顺利的进行,而不是让周围的人来控制你。
4、感到舒适
泰勒说:“成功人士在一天工作开始前会花几分钟把自己的椅子调整到合适的位置,保证他们能很方便的敲键盘、接电话以及移动鼠标。”
她继续说到:“确保光线的亮度是合适的,如果你在一个很舒适的环境中工作,你会进行得很顺利。”
5、自己合理布置工作区域
办公时找不到东西是很浪费时间的一件事。
泰勒说:“当你为自己一直不停地在工作感到自豪的时候,杂乱无章的办公环境可能会妨碍到你的工作。一个干净整洁的办公环境能让你对一天的工作任务都有一个很清醒的思维。”
6、他们经常伸展、站立、行走
成功人士在进入一个久坐不动的坐姿前,他们会伸展自己的身体以保持全身血液的循环。
泰勒建议:在一天工作开始的前几分钟可以行走或站立几分钟,这可以让你感觉到有更大的控制权。当你完成了一天的日程时,那时候伸个懒腰调整一下的舒爽程度就好像你在无数人面前侃侃而谈一样畅快淋漓。
7、他们会优先回顾一下待办事情清单
泰勒建议:“优先处理重要的事情,这种悠闲处理的方式不仅仅是列一个清单,还要给自己的项目制定一个可以现实的高度,以挑战自己。”
把最重要的事情最先处理,这一点很重要。虽然结果不一定是最不理想的,但这种做法的关键是会让你后续的事情变得简单很多。如果你的精力很旺盛,那么早上是处理最困难任务的最佳时间。”
8、他们渴望成功
设想一下自己手头不同项目能达到的好的效果,你工作就会很积极,并确定必要的步骤来达到你期望的效果。
泰勒说:“这有助于他们牢记要坚持自己的计划,并专注于那些真正重要的事情上,而不仅仅是紧急的事情。”
她接着说:“大脑运作的时候能帮助你发现自己潜在的能力,这与你如何安排自己的时间有很大关系,这样你可以做出适当的调整。”
9、他们调整并规划工作时间
成功人士检查他们的日历以确保是否需要更改或再安排他们的已经计划好的一天的工作任务,并看看在电话或会议之前是否有需要调整一些准备工作。
10、他们不同时进行多项任务
当你有很多任务,并且经历旺盛的时候,你可能会同时进行两项甚至三项工作,这就是早上多任务化的表现,也很容易使人这么做。但是这样做会使你这一天的工作效率倒退。在斯坦福大学的一项研究表明,与一个时间点只做一项任务,多任务化的工作效率更低。
11、他们期望不被打扰
一天工作的开始我们都会遇到一些相同的烦恼,减轻烦恼的第一步就是能意识到它们的存在,并且学会应用一些小技巧去处理这些小问题。
泰勒表示这些烦恼包括:“不重要的电话,不必要的会议,健谈的同事,收到新的邮件或信息,社交媒体或不重要的通知,所有的这些都会影响你专注于自己的计划。”
12、他们懂得拒绝
泰勒说:“在办公室里的最初几分钟里,成功的商业人士知道如何最大化减轻烦扰信息。因为在随后的时间里有事要处理,他们能巧妙而礼貌地对同事说不。”
如果你的老板找你,这很明显是一个例外,但是如果你要打一个很重要的电话或参加一个重要的会议,你也可以拒绝你的老板。
泰勒表示:“对每个人来说,要成为一个令所有人都满意的人是非常不容易的,一般来讲并不是每个人都满意,因为你不可能在与处理重要事情冲突的情况下把自己的事情做得最好。”
13、他们摒弃消极思想
成功人士不会自己沉迷于让最近一些没有挑战性的事件或琐碎的想法当中。
泰勒提到:“当你开始计划一周的工作时,你应该把它们看成一个整体来进行划分。”
14、他们会花费时间来调整自己的团队
“如果你是一个领导,这一点就尤为重要。”泰勒说,“但是不管你在团队中是一个什么样的角色,这一点都是很重要的。”
泰勒说:“与你的老板和团队交流和讨论有助于一天工作的开始。为了加快你事业的发展,你在人际交流方面不能吝啬。你也许是这个屋子里技能最精湛的人,但是你的态度可能使你的技能价值大大削减。”
早上的首件事是表现得友善,这样可以为大家创造一个舒适的工作环境,而且这种友善的方式会被传播开来。
15、他们适当的与员工或同事交流
经理人在每天早上会抽出时间来与他们的员工进行简短的交流,以确定他们都已经进入工作状态并给予他们适当的鼓励。
泰勒表示:“很明显这些精明的专业人士往往能粗略的了解到员工的精力水平和工作满意度,如果事情可能会出差错,他们会尽量在当天解决。”
16、他们常常微笑
克尔说:“我所认识的成功人士,他们已经形成了在早微笑的习惯,不管是他们从订阅的邮件里所看到的每日笑话,还是他们已经形成的一些习惯,他们都会在每天早让他们放声大笑。用一个微笑来开始他们新的一天,用这种简单的方式来反省他们的态度和正确的思维模式。”
泰勒解释道,研究一致表明利用你的“微笑肌肉”会是你的心情变得更加积极:“需要不是一个虚假的笑容,而是一个发自内心愉快的表情,而这对于发挥你的才能有额外的好处。”
17、他们懂得感恩
泰勒表示:“很多成功人士,会以感恩的来开始他们新的一天。这件种感恩的事可能是个人的也可能是与企业有关的,这是一个很好的方式,这能激励并提醒他们从一个小的角度来看问题。”
泰勒说所有的成功人士都会充分利用好一天开始的前几分钟,这样他们的工作就会顺利进行,她还强调说:”为了成功,一旦你采取了正确的思维和惯例,那么接下来的工作你都会进行得很顺利。”
18、他们常常想怎么帮助他人
美国企业研究所的总裁亚瑟·布鲁克斯(也是《保守的心》"TheConservativeHeart"的作者)认为,拥有服务的心态可以减轻压力,提高工作满意度,因为它取代了人们只把自己作为关注的对象。
他还表示:“当我只为自己工作时,任何令人失望的结果都会使我表现得紧张、不愉快。而另一方面,当我以为他人服务为关注对象时,因为工作的意义使得这个工作变得更具有内在价值,也让人放松很多。”
19、他们有策略性的检查邮件
克尔说:“我强调挑战性,是因为邮件会很快使我们处于一种浪费时间、分心的困境中。众多任务之一就是检查邮件,检查邮件的过程会让你觉得完成了任务,不论在什么情况下,你若没有处理优先级的事情,或你让别人来安排你的日程,这都是很危险的。”
成功人士能理解到这一点,并能高效的处理邮件,这意味着一天开始的前10分钟他们会把邮件进行快速浏览并排序,再作回复,这也是你预先计划好一天的一部分,这样开始一天的工作就不会显得杂乱无章。
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