身为职场人,你是否也有过类似的经历
·看上去忙的很,手头东西又杂又多,但是一天过去了,到点下班发现啥都没做好
·当领导布置任务时,常常做了A后就忘记B,任务零碎不会安排
·做一件事情总是容易拖延,导致时间分配不均,耽误了整体的进度
.....
为什么会这样呢?
归根结底,还是办事效率不够的问题。
当一个人懂得如何规划和分配,计划好要做的事情,并且找寻技巧,有条理的去完成,便能很大的提高办事效率。
今天我们就来聊聊,如何通过飞项这个轻量化团队管理工具,来辅助提高我们的职场效率,让工作更清晰。
一、日程安排,清晰明了
在工作上,我们如果没有一个清晰的日程规划,很容易就会陷入任务规划着我,而不是我规划任务的状态中,对于自身的价值感久而久之也会产生自我怀疑:我这一天天,好像什么也没做。
因此我们可以利用效率管理工具[飞项]里的日程安排功能,方便快捷的规划每天、每周、每月的日程安排。
我们先把本月需要做的事情捋出来,创建成一个个事项,每个事项都会带有日期、时间提醒和循环功能。
想好本月需要做哪些事情,每个事情的优先级管理、哪些事情需要在特定时间做完等等,然后划分成事项写入就有了一个清晰的月度规划。
当月度安排出来后,每周和每日的规划自然也就出来了,之后我们只需要跟着日程安排里面规划好的事项,做好每日的事项安排,就不会再陷入到每天都很忙,却什么也没做好的状态了。
二、任务拆解
在接收到一个新的任务时,很多人刚开始都不知道从何下手,在这里推荐一种方法叫:任务拆解,
新接手任务,我们首先确定好任务和目标,然后就要把任务拆解出来,变成一个个可行的事项,最后根据这些事项去执行。
拆解维度可以学习WBS理论,利用飞项工具中的[脉络图]功能,把要完成的任务拆解出来。
[飞项]的脉络图功能不仅支持三级拆分,还能够在每个子项的任务中邀请协作人,设置提醒时间,这个功能对于管理层的效率提升尤为明显,可以将月度目标拆解到每个员工中去,并让他们协同进行。
这样对于任务就清晰明了,从大的方向到具体落地的执行,都能够串联起来,实现效率的翻倍提升
三、复盘总结,历史记录留存
每次我们完成一个任务之后,任务过程中附带的文件、资料等是不是都不知道怎么处理?
在之后突然需要某个任务的资料,一时间不知道去哪里找,绞尽脑汁。
因此当一个任务完成之后,我们可以用[飞项]的任务管理功能,把该任务中的资料文件都保留起来,方便以后的查阅,同时也可以对任务整体的情况进行一个复盘,分析整体的流程哪里完成的好,还有哪些需要改进的地方,提升工作的效率。
写在最后:
“工欲善其事必先利其器”,高效的工作离不开工具的加持,这次为大家推荐的飞项工具,我觉得是目前市面上比较实用的效率管理工具了。如果你也想提升工作效率,不妨试试用飞项吧。
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