随着互联网技术的发展,项目管理的方法与工具在不断丰富,如何通过方法+工具来帮助提升项目管理效率,是每个职场人都迫切需求的。
我本身作为一个项目负责人,深刻体会到项目管理是一项困难的任务。每天都需要通过微信或开会与各个成员进行沟通,而且随着项目的增多,进度的掌控和管理也会变得越来越困难,每周还需要进行项目完成情况的盘点......
直到我看到了职场圈中都在推荐的3种提升项目管理效率的方法及工具,上手之后惊人的发现:原本在项目管理上要一周的工作量,现在仅需三天就能完成。
因此,我想分享这些方法给其他人,如果你也在苦恼于项目管理效率低下,这些方法或许会对你有所帮助。
一 、流程图
流程图是每一个项目管理必须梳理的过程,它能够清晰的表示一个任务整体的逻辑,帮助我们把一个复杂的过程简单而直观地展示出来,将工作过程中复杂的、有问题的、重复的部分、多余的环节以及可以简化和标准化的地方都显示出来,有利于我们把复杂流程简单化,大大提高了我们的效率。
一个成熟的项目经理,在日常的工作中就常常会使用流程图,梳理出项目整体与部分的逻辑关系,从而做到有把握的开展项目,同时在项目运行过程中,流程图也能够辅助决策制定,让管理者清楚地知道,问题可能出在什么地方,从而确定出可供选择的行动方案。
二、PDCA方法论
成熟的项目管理者在项目管理时会有一种“管理节奏”,能够将项目清晰的划分成不同的阶段,进而执行不同的方针,这就是PDCA方法的体现。
PDCA是项目管理的一个关键方法,它将项目管理分为四个阶段,P计划——D执行——C检查——A处理,目的在于确保项目在整个周期内得到有效的管理和改进。
它是目前很多管理层都在使用的方法,对于项目把控和提高工作效率,形成标准化的工作流程都有非常明显的帮助。
三、WBS(工作分解结构)
工作分解结构(简称 WBS)是把整个项目逐层分解到较小的、便于管理的要素:可交付成果。它是一种以项目为导向的工作方法。它的特点是将整个项目分解为可管理、可衡量、可实现的工作,并使之系统化,从而便于项目管理。
在 WBS中,将项目工作分解成若干个较小的、独立的工作单元(工作包),以便管理。
WBS包含以下几个要素:
①工作分解结构:用来把大目标拆解成可操作的、小的、可衡量的步骤。
②工作职责和权限:通过把大目标划分成可操作、可衡量的步骤,让每个人都清楚自己在整个项目中承担什么角色、拥有什么权限。
③时间和资源:通过把大目标拆解成可操作、可衡量的步骤,让团队成员能够知道什么时间完成什么事情。
④文档:将大目标拆分成可操作、可衡量的步骤,让团队成员在工作开始前就能明确自己接下来需要做什么事情。
以上这3种方法,都可以极大的提升我们项目管理的效率,但工欲善其事,还需“利其器”,理论方法的应用最好能够搭配工具的使用,才能事半功倍。
接下来我们就来看看,如何利用飞项,将方法应用到实际中去,将效率翻倍。
1、流程图应用
在项目的开展过程中,流程图的应用能够有效地促进团队的协作和项目进展的跟踪,清晰项目所处的阶段。
因此我们可以利用飞项里的项目功能,上传流程图到项目说明中,使得其他项目协作者能够快速查看和理解项目的流程和执行步骤。
2 PDCA应用
在飞项里,我们可以完整的应用P-D-C-A的流程。
P(计划):用事项创建功能与工作流模块,快速制定项目计划与任务,再用脉络图功能,使逻辑思维的分析清晰明了
D(执行):飞项的事项派发功能,可以将任务具体的落实到每个成员身上,并且在成员日程中可以看到每个成员负责的任务及进度
C(检查):飞项的项目列表功能,可以查看项目的下属任务,并进行条件筛选,让管理者清晰项目进度,不用再一个一个的去沟通。
A(处理):飞项的数据报表功能是我非常喜欢的,它能实时把控项目整体的情况,清楚团队成员的完成情况、及时跟进和优化,做到精准把控,总结经验和吸取教训,让效率更高。
3 将任务精细化
在项目管理中,将任务分解为颗粒度的子任务是一个非常重要的步骤。这使得团队可以更好地了解任务的具体细节并将其分配给合适的人员。
在飞项工具中,我们可以灵活的应用WBS(工作分解结构)理论,通过脉络图功能,我们可以将项目计划拆解为一个个任务,并细化为子任务。每个子任务都可以设置对应的负责人和完成时间,以确保任务不会被遗漏。
这样做能够使项目更加有效地管理,避免任务重复或遗漏,确保整个项目的顺利实施。
写在最后:
在职场中,懂得方法+工具的结合使用是一个非常重要的优势,它既能提升你的项目管理能力,还能提升你的管理效率。
以上所提到的三种方法都可以与飞项的使用相结合,相信会让你的项目管理得到大幅优化。
我曾经亲身实践,利用这些方法成功的在三天内完成了原本需要一周才能完成的工作量,并且对进度情况更有把握,如果你也遇到了这些问题,建议你不妨尝试以上这些方法,并结合飞项的使用,相信你的项目管理能力和效率会越来越好。
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