作为律所,每天要和无数人打交道,经手大大小小的案件项目,有数不清的 deadline,工作节奏极快。从接待客户、收集证据到法律文书撰写,需要高效完成每一环、无一遗漏,才能确保业务最终的顺利推进。因此一款合适的团队项目管理工具不可或缺。
对此,我们与飞项用户中的:江苏某律师事务所进行了一次对话,并由团队中负责管理案件项目的李律师,来分享团队是如何使用飞项来管理团队的案件项目。一起来看看吧~
业务痛点
Q:律所在管理案件项目的时候,都遇到了哪些痛点呢?
李律师:目前主要有这几个痛点
一、案件流程任务繁杂,靠人力进行追踪管理,容易遗漏:一般律师在前期跟当事人了解案情时,需要确认的信息量大,从案件立项,到收集资料、确认诉讼策略、确认基本要素、再到证据梳理和准备,整理材料、提炼关键信息耗时费力。
二、案件进度不透明,协同难度大:案件分配给负责律师跟进后,律师往往需要在关键节点前完成法律文书的筹备撰写并及时推动案件进展。在此期间如有任何变化或进展,还需要与多方反复沟通,但案件进度不透明让案件沟通效率很低。
三、统筹多个案件,多线并行,管理难度大:律所案件众多且类型不同,并且经常是多个案件同时进行,不能及时跟进每个案件进展,对人员和任务的安排也不合理。
四、信息、知识密集,如何整理与传递:律师行业知识体量大,写文件的过程中需要反复参考案例与查询法条;传统律所多为“师徒制”,资深律师带着年轻律师,但前者工作繁忙,往往没有时间和经历手把手辅导,需要半自助式的知识库加持。
工具选择
Q:那么在选择工具的时候,律所主要从哪些方面来考量呢?
李律师:首先考虑到案件流程任务繁杂,所以我们需要将所有案例流程化管理并能够分派给不同人员进行协作,并支持协作过程的沟通和信息同步,其次在同时进行多个案件时,我们需要能够表格化管理多个案件的进展,确保进度正常和人员的工作安排合理,最后就是案例涉及多类文件,需要有个地方对文件进行统一存放管理
Q:能说下为什么最后在众多工具中选择了飞项吗?
李律师:借助飞项,我们不断去提升案件处理的流程化和组织里每个成员的人效比。我们不是互联网律师,我们每个环节都还是传统的那一些,但借助数字化工具,我们达到了空前的效率和成长速度。
飞项解决方案
针对律所提到的业务痛点与对应的管理需求,飞项提供了以下解决方案。
一、案件流程化,把每类问题都梳理清楚
在接手到新案件时,可以用飞项的事项/工作流模板,制定流程化的审核模板。每个案件的流程步骤是怎样的,具体责任人是谁,需要投入多少人力,需要哪些材料等,都“导航”得清楚明白
很多事情资深律师只需要在关键节点参与审核,其他时候都可以交给年轻的同事,资深律师在团队诉讼案件服务中最高花费70%的精力,降到了如今只需要花费20%的精力
同时在飞项中,项目中的事项都可以在事项列表/分组中集中查看,管理者可根据不同进度或者不同类型的事项分组,快速查看各部分进度
二、多视角全量“案件管理看板”,进展可观
飞项空间中中拥有可查看整个团队案件事项月视图看板,相当于为律所创建了一个“案件管理中心”的团队日历。
可以通过筛选单独查看每个案件单独专属日程,覆盖整个案件处理周期,内部客户经理和律师都可以订阅,查看律所同期所有案件的进度以及每位律师的排期。
另外,对于派发给不同律师的案件,客户经理还可以在飞项空间-团队日程中,通过时间、成员、项目进行筛选,看到每一个律所手中负责的所有案件及进度,做好人与事的统筹管理。
还可以将案件日程发送给对应的外部当事人,并把他们邀请到案件专门的讨论群聊中。这样所有相关方都能第一时间了解案件的处理进度,如果有任何问题,也可以在群里一起参与讨论,节省了问来问去的时间。
身为外部成员的客户,不会看到与他无关的案件项目,客户既能实时看到每一步的进展,也能加强与律所的信任。
三、个人日程+自定义面板,专注处理手头案件
在飞项中,我们可以通过日程面板来专注手头上案件任务的处理,也可以通过自定义视图的方式,来关注负责案件整体进展、年轻律师的任务完成情况,高效的兼顾更多任务的处理,问题的解决,案件的推进沟通都变得顺畅高效。
四、资源库让年轻律师能有更快的成长速度
法律服务行业非常重视专业知识沉淀和内部分享,巧用飞项资源库,可以将法律检索总结、办案经验总结、常见问题等清晰整理,有了新的项目,在资源库里检索找到与之匹配的办案经验、参考案例,标准化案件处理方式和实际情况结合,每一个任务要怎么操作,每一个沟通要怎么表达,都有更现成的方案可以参考,这大大提高了服务效率
以上就是关于律所的客户案例介绍啦,您还希望看到哪些行业的客户案例,欢迎访问官网或联系我们~
在明确客户需求后,大家先去资源库消化过往案例,0成本复用实务经验,实习生也能快速上手,并且这是在具体案例中学习,效率要更高。
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