“年报月”来了?有效提高报表开发效率,没在怕的!

苦!“苦报表久矣”

每到年底,就是营销业务、后勤管理等各部门“交作业、晒成绩”的时候,从12月(甚至有的更早从11月)开始,大家就开始为年度总结汇报作准备了,以下场景大家是不是非常熟悉呢:

1、“张三,快把我们下半年的销售数据统计出来,我们要和上半年的数据做合并,老大等着看呢!”

2、“李四,天猫上的数据最迟25号截止,你得在31号前完成这张表格,可别拖延了!”

3、“王五,今年招了多少人、走了多少人、晋升多少人、谁是最佳组长/经理/总监和片区,老板元旦回来之后立刻就要看!”

4、“赵六,财务年报几号要交,不用我说了吧?明天要把业务数据统计完了,不然到期交不出报表,罚款你们得扛着啊!”

……

不管大环境是更好还是更坏,企业对员工的要求都越来越精细,也越来越规范了:过去你工作做得好不好可能看你的上级对你的感观和评价,现在呢?一切看数字。所谓数字化转型、数据化运营,对员工个体来讲,就是把工作成果尽可能地量化、数据化。

现在不管是在外面跑的(业务、营销、外勤),还是在室内坐的(产线、后勤、管理),都需要数据报表来展现自己的成绩,证明自己的价值。

好处是,企业在做经营管理决策时,会有更多的依据,更合理的判断,和更准确的决定。

当然了,从另一方面来看,就是大家要做报表了,或者要做更多报表了。碰到年底这种时候,分分钟能把人整疯了。

愁!“天天加班、天天发愁”

在这样的情况下,加班成了家常便饭,更有甚者偶尔还得睡在单位。

但是仍然无法很好地解决所有问题,有些坎始终绕不过去:

1.首先,传统的开发报表的方式还不够强大。

a.大部分的业务虽然都有报表功能,而且也能实现一定程度的个性化能力,但基本上算是相对封闭的系统,接口不开放或开放很少,客制化程度低,难以满足业务多变的报表需求。

b.有部分通过代码来开发报表的,虽然理论上“几乎什么报表需求都能实现”,但对开发人员的能力要求门槛偏高,报表的平均开发周期较长,而且质量往往也不够稳定,无法及时满足报表需求;而通过开源软件来开发报表的,又难以获得维护支持,一旦出问题,连找个问问题的人都难。

c.有极少数用户曾经采购一些类“Excel”的传统报表工具来开发报表,在使用过程中发现:公式和函数等功能有局限性,和 Excel 函数不能通用;Excel 模板不能复用;学习成本高不够易用;而且一旦员工转行,这些孤立的技能很容易就变成了“沉没成本”。

d.还有大量使用 Excel 来开发报表的用户,遇到的问题几乎是一致的:获取数据的便利性和可管理性、数据安全和应用安全、性能、发布分享等。

就这,能不加班吗?

2.其次,报表工具的管理能力,既影响效果,也影响效率。

对于大部分企业来讲,一个报表需求,通常由一个开发/实施人员从头负责到底,这个过程涉及到跨业务系统获取数据能力、数据安全、报表开发、报表分享、报表应用和报表管理等多个关键业务、技术与管理节点,要由一个技术人员来完全打通整个过程,效率无疑必定是低下的,效果也将是可以预见的。

就这,能不加班吗?

3.还有,不管现在有啥,业务和管理部门可不管,报表需求永远是“多变”的。

要照顾 Excel 使用习惯、要连接大部分叫得出名字(或者叫不出名字)的数据源、要能整出各种复杂样式的报表、要能实现报表的互动(如过滤钻取等)、要支持报表的集成与被集成、要性能、要安全、要移动端、要系统监控资源迁移备份恢复水印脱敏……

就这,能不加班吗?

问题来了:怎么就能不加班/少加班,但又能把报表开发的事情办漂亮呢?

别着急,且听我来给你讲:

改!“改变方式、改进效率”

活是不可能不干的,我们要做的是想办法让事情变得更好,错误遇到更少。那么,在工作目标和工作要求就没有大变化的前提下,我们还能做些什么呢?

可以多从“工艺”和“流程”两个方面来入手:

工艺,说的是手段,这里可以具体为一个工具或一种方法,通过提升“工艺(工具或方法)”来达到提高效率,增加“输出”能力的目的。

流程,说的是不同工作节点的上下游关系,通过定义清楚工作节点之间的关系,使每个工作节点的“可重复性”得到提高,改进「重复」的效率来达到提高流程中每个关键节点的效率的目的。

说了这么多,有什么产品或者服务能够帮助各位“表哥表姐”解决切实问题吗?思迈特软件最近上市的「电子表格软件」便能解决以上问题。

电子表格软件是思迈特软件近期上线的一款基于 Excel/WPS进行报表开发、面向企业用户的成熟、可控、小巧、灵活的报表工具。

它致力于为用户带来更优质的报表应用体验,以“真Excel”为特色,将Excel及WPS表格作为报表设计器,灵活便捷地完成数据准备、报表开发、发布分享、安全管理等功能,不仅能全面满足各类中国式复杂报表需求,还能极大程度降低开发门槛,显著提高报表开发和管理的效率!

示例场景:

财务部除了满足税务提供标准报表的要求之外,还需要根据内部管理的要求,对企业的各个业务条线按照规定的格式,采集数据(各类指标)自动导入数据库,进行同类别数据的汇总,在年度、季度、月度汇报时需要展示公司的关键经营数据。像这类“非常规”的报表需求,往往就不是一般财务系统擅长的。

其实,可以通过电子表格软件制作固定的模板报告,切换不同的时间区间自动化生成报表,并实现对数据进行实时过滤,领导可全面掌握各类指标的完成情况,并进一步分析其业务原因。

通过对实际值、目标值、目标完成率等各项指标的分析,可以对投资活动做出精准的评估和预测,提高资金回报率。如下图所示:

实现上述报表使用电子表格软件来实现其实非常简单,走通 数据填报->报表开发->发布分享 这几个步骤就能轻松搞定。

01 数据填报

虽然各类指标数据来源于不同的业务条线进行采集,但大家填写的模板应该是一样的。那么通过数据填报功能,就能直接获取到按照我们的报表模板所制作好的报表,不用每次接收、修改、整理各个条线的本地文档。

图:报表设计界面

图:各部门的线上填报模板

设计过程非常简单,实际操作:

a.在固定的区域填上标题;

b.把数据库的字段拉拽到标题底下的空白区域中;

c.设置好一定的规则;

d.线上录入数据,系统会自动存储到已建立的数据库中。

数据填报报表开发者开发完一张填报模板后,将填报模板通过授权分享給各个部门进行填报,通过网页端进行数据填报,在满足报表设定的格式提交数据后,便自动回写到数据库。

02 报表开发

首先下载一个报表插件,登录之后选择分组报表模式,接下来要做的就是在Excel里设计一个表格样式。

03 数据准备

在一般情况下,数据准备都是技术人员的活。各种写代码、各种脚本,溜得飞起。但同时,业务用户也希望能够在必要时自己来做些轻量级的数据准备。

那正好了:电子表格软件既支持灵活强大的SQL,也允许使用无代码方式生成数据集,适用不同的数据准备需求场景。

本次使用“自动”的拖拽方式:基于可视化的拖拽和勾选,生成带有参数的数据集。

04 报表设计

将准备好的数据集,把各类指标拖拽都对应的展示区域,并将这些指标都设置为汇总求和的方式进行自动汇总。

除了使用表格直接展示数据之外,还完美兼容Excel的表格、样式、模板、公式、函数、图形等功能,可以使用Excel的条件格式和完美兼容Echarts图形来更形象的表达数据。其中当完成率达标显示绿色,不达标显示橙色。

并且可以结合电子表格支持的Echarts图形,使用双Y柱图来观测各个月份的目标值与完成率的趋势变化。

在Excel里设计好了表格的样式后,点击Excel工具栏上的发布,便可以把做好的报表发布到网页端,之后只需要打开浏览器,便可以阅览到该汇报报表。

05 发布分享

电子表格软件支持一键发布到Web端和移动端,并可便捷安全地实现报表分享。多维度、多样化、多权限的分享方式,提供便捷的同时保障资源安全。

制定明年的计划:

根据上述得出的分析结果,便可以对一年的工作进行总结了,总结完成后,还有一项很重要的事情要收尾,那就是制定明年的工作计划,通常包括以下这些内容:

①制定明年的核心策略;

②分解核心指标,得出关键指标和重点事项;

③根据核心指标和重点事项,制定工作计划;

④根据工作计划,制定企业所需的组织架构及人员配置;

⑤根据工作计划,制定明年财务年度预算;

⑥确定各项关键时间节点。

相信有了这一份全面而又实用的年终总结实战攻略,一定会为正在苦苦思索不知如何下手的你提供一些思路和帮助。如果你想在领导面前好好表现一番,那就试试根据上述方法去做出一份完美的年终总结吧!

当然,除了以上这些“看得到”的前端能力之外,电子表格软件还有很全面系统运维以及安全保障能力,通过完善的权限管理体系、脱敏与水印能力、系统监控能力、资源迁移能力、字段级的元数据管理能力等多种强大功能加持,确保系统能够在一个安全、稳定、高效的环境中,为各位表哥表姐贡献力量!

这样,在即将到来的“年报月”,大家再也不用劳心劳力了,利用好电子表格软件,流畅、高效地完成报表工作吧!

乐!“定期更新、自动发送”

电子表格软件除了能够帮助大家快速开发报表,在报表管理上也有不凡的造诣。

开发完成的报表,除了可以一键发布之外,面对需要定期生成的年、季、月、周、日报,通过后台的计划任务能力,简单地设置之后,系统就可以帮我们按照要求在后台定期更新数据,并且通过邮件、消息等方式自动推送给需要看报表的各路大佬、老板、甚至是客户,这也将极大地提高效率:想想看,以后周报只需要做第一次,剩下的都由系统帮我们完成数据更新、刷出报表、自动在周一上午8点整发送给我的上级并完成提醒,别提有多爽了!

“年报月”,真的没在怕的!

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