经常听到电商人说用任务管理工具软件赋能销售,今天就来聊聊如何用任务管理工具飞项做时间规划高手,先来看一个新闻:
据央视网消息:由于临近“黑色星期五”、圣诞节等西方传统购物季,我国的跨境电商目前已经迎来了销售旺季,厂家 商家都在紧锣密鼓地备货。
在浙江省慈溪市的一家小家电企业,跨境业务运营负责人赵怡洲正在和北美一家电商平台的负责人连线。赵怡洲说,这段时间,他每天都要跟各大跨境电商平台进行货品数量、物流、促销方案的沟通。今年,公司的吹风机、卷发棒、剃须刀、修足器等产品,将推向北美、欧洲、东南亚多地。
对跨境电商人来说,一天24小时,一小时60分钟,一分钟60秒,都远远不够用的,因为跨境总会有时差,当你休息的时候客户在忙碌下单找单,当你忙碌的时候客户却在休息,双方的时间冲突导致作为出供方的需要等待更久。忙碌一番下来,有的人收获满满业绩骄人,有的人却两手空空一败涂地。从某种程度上说,跨境电商运营是速度和效率的比拼,说白了就是如何在时间上跑得比别人快。无论是跨境电商还是国内的双十一,双十二,618等,这个逻辑都是适用的。那么在任务管理工具软件飞项上如何规划时间,让时间与任务完美契合呢。一起来玩转这款任务管理工具软件飞项:
1、赢在起跑线:先将事项拆解进行到底!
飞项的事项拆解功能非常合适多任务的规划。并且在多级事项拆解过程中可以通过脉络图纵览事项全貌。如子任务的事项拆解可以支持8层20个子孙事项。完全满足了平时哪怕再复杂的任务拆解需求。另外,在拆解的过程中可以创建会议、代办等小任务。在检查的过程中发现错误也不用担心全盘打翻,你可以对各个事项进行拖曳并调整子孙管理。我们以黑色星期五的部门工作分配为例:
下图是利用任务管理工具飞项脉络图制作的黑色星期五的部门分工表,黑色星期五是整体战役名称(也就是一个项目),下面有若干个部门参与协同。每个部门有若干个事项,这些事项可能是会议,也可能是待办,也可能是讨论等。拆解万整个战役后,你点击每个部门就可以拉取相关的负责人参与协同了。
2、时间就是金钱:把时间规划到极致。
在任务管理中,任务分配和时间管理是最重要的一环。做电商的人都知道,时间在这行非常宝贵,可能一瞬间的功夫客户就去别的平台下单了,也可能一个钟你的销售额是过去一年的总和。在任务管理软件飞项中,任务分配是为了落实责任主体,时间规划可以更好的统筹该件任务花费的时间,如完成时间、提醒时间、循环时间等。有了循环就不怕忘记时不时跟进和只会参与人。如下图:
3、沟通是任务有效跟进的法宝。
在工作中,通过沟通可以随时安排或者修改所遇到的问题是非常重要的。及时发现问题和化解管理矛盾也可以让员工获得提升,更利于推进任务。在飞项IM对话框中,你可以实现几个行为:一是把聊天的重点信息划上重点,提醒相应的部门和协同人重点关注;二是就某个关键问题随时拉会议或者待办,形成时间上的KPI。在相应的待办或者会议完成后可以写上总结。在任务管理软件工具飞项里面你不用担心没有会议助手,一切文件和沉淀都在对应的项目和任务中归档。任务一结束可以马上调取资料。
4、组建任务基地,月视图统揽全局。
在空间内,无论成员加入了多少项目,都可以在空间的月视图里统一进行查看。支持按照项目、事项完成情况、协作人、创建人和责任人进行筛选,同样也支持个性化颜色定义。还是以黑色星期五战役来说,你可以在团队日程里面查看所有的成员工作排期。
为了确保项目的科学管理,你还可以通过数据报表对项目整体分析、参与人员效率分析、事项进展分析。数据报表可以非常直观的展现项目分析、成员分析。例如事项的进展趋势,可以看到完成率、及时率、延误率。
5、今日看板,工作生活一屏掌控。
在个人工作生活管理上,飞项拿捏得十分得当。多种视图可以更好的根据个人喜好和需求进行展示,如日视图、周视图、月视图、自定义视图等。
飞项的笔记功能非常人性化,你可以边工作边快速记录分享一切灵感,笔记可以打通到相关联的事项,所以,在飞项工作任务也不怕灵感丢失。此外,笔记内容可以直接@对应的协同人员,这样,哪怕不通过社交软件也可以让对方很直接的关联进来。
写在最后
管理大师彼得·德鲁克曾说:“没有计划的行动是一切失败的原因。”做任务管理就是做计划管理。
而做任何计划都是以结果为导向的。没有目标等于蒙着眼睛乱跑。在时间导向非常明显的电商行业更是通过数据(销售额)说话。做好电商任务的首要关键是理解任务,将任务精细化拆解,将工作精细化安排,再同步跟进和实时对话。只有这样才能将总目标拆解到每个人、每个时间段里。
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