前言:项目经理软件工具怎么在工作中实际运用?团队管理工具软件可以和项目共用吗?能否有一款工具可以同时协同团队和任务呢?
我们知道,每一款产品要完成上市,需要经历市场调研、研发设计、功能测试、上市评估、营销推广等阶段。作为项目经理最关键的任务除了确保产品的顺利孵化上市,更多的是管理团队。我们调研过很多项目管理用户,工作痛点是如何在研发的全流程中有效管理团队和项目。所以如果有一款专业的项目管理工具可以承载整个产品从生产到上市的全链路管理, 打通各个参与部门,完成协同,相信可以解决很多项目经理的痛点和难点。
张先生是一家集研发、设计、生产、销售一体的日化企业研发部门的项目经理。主要参与管理产品的研发和上市,整个团队约80人,分为开发部、设计部、测试部、材料部、市场部、用户部等,每个部门设一名部门经理,两名部门主管。
张先生部门新品研发上市流程为:
可以看出,产品从研发到上市,经历的过程十分漫长,涉及部门多,沟通成本高。项目产生的文件和数据庞大,稍有整理不当,可能会造成数据错误甚至丢失。下面分享一下张先生团队使用飞项做项目管理的体验:
管理挑战1:项目周期长,整体管理难。
张先生认为,项目周期长是整个行业的挑战。比如我们通过市场和客户售后调研发现,用户对某细分领域的洗护产品需求非常强烈,那么我们需要出一个调研报告上报企业战略部,部门审批同意后,需要做系列的准备工作,包括竞品调研、产品定位、目标群体、功能提炼、卖点提炼、产品slogan、包装设计、配方研发等。每个部门管理不同的板块,工作量也千差万别,整个周期一下子拉长了,在进度方面就非常难以把控。
时间就是金钱,就是获得用户和销售的关键。以我们研发女性内衣洗衣液为例,从调研到产品上市,我们花了大概一年半时间,因为这是一个非常新的细分领域,属于开拓性的尝试和探索,所花费的时间也更多。常规的新品,我们在时间上会大大缩减,最快可以一个月。日化制造业做新品,没有做好合理的时间规划,项目推进速度就会大打折扣,即便最终完成了,也会错过产品抢先进入市场的黄金时间。
飞项价值1:今日关注和项目概览、分组,统揽整体进展。
项目如果涉及到多部门同时开展,执行层面会产生很多子事项和任务,不管是时间还是效率上都带来很大挑战。一方面管理者对接的部门和事项猛然增多,分配到每个事项的精力就会减少。另一方面,管理者对每个事项的监控和管理力度降低后,如果遇到风险就会难以及时处理。利用飞项今日看板,一屏掌控当天的工作安排。
在今日日程,以时间先后顺序为轴,一个页面将你今日需要处理的待办事项全部展现出来。不用在担心自己因为分不清时间先后而错过了重要事项的完成时间,清晰安排后可以根据当月重点和非重点研发产品的进度进行工作推进,同时更好的聚焦你关注、派发、接受的重点日程。
在项目分组里面,对各个板块的事项可以非常直观的浏览。
管理挑战2:多部门配合,沟通协作难。
制造业是综合性和跨部门非常频繁的一个行业,不管产品大小,基本会动用所有的部门。如果项目多且同时推进,项目经理需要沟通的人员和对接的事就更多,沟通内容的增加,也产生了更多需要配合和调度方面的问题,负责人需要向上汇报各种进展,向下需要传达各种指令。
不同的部门人员混杂,沟通起来非常不顺畅,群里发一个消息半天没人回复,作为项目管理你会不断的去提醒和反复确认,所以在这一块非常耗费精力和时间。
并且,大家对目标的认知是缺失和不一致的。如客服部认为一旦把客户需求顺利转达就算完成任务,技术部认为产品顺利转入测试阶段就大功告成了,测试部只关注产品的检测与执行测试任务,设计部只关心设计范畴,质检部则仅仅对产品研发流程和质量的稳定保证,而市场部门只关注产品何时上市、推广营销,售后部门则希望产品不要出现使用问题。如何解决每个部门完成了所承担的任务就“溜之大吉”的顽疾,成了很多项目经理的“心头之痛”。
飞项价值2:从任务派发到即时沟通,环环相扣。
首先,在项目启动阶段,可以利用脉络图进行多级事项拆解,脉络图还可以纵览事项全貌,还支持用户在脉络图查看事项协作过程,对各事项进行拖拽,调整子孙关系。便于不同层级的人对事项进行管理。先梳理清楚项目整个逻辑图,接下来的工作自然就好办了。
总的来说,飞项事项脉络图给项目管理提供了便利,为管理者展现了整个项目的全貌及各环节的进度简况,如要把控环节进度,也可通过脉络图快速跳转。如果你还在为项目管理/进度把控发愁,就千万不要错过这个个性化功能。看看用户张先生是如何通过脉络图进行项目的安排的:
其次,如果项目涉及的参与人员较多怎么办?不用急,飞项支持事项多人派发,支持母子任务派发给不同的协作人,分工协作更清晰。不用害怕任务分错的情况出现。事项可以通过点击邀请协作人派发给微信好友或飞项协作人,该事项会自动进入对方的日程,实时共享完成情况。
另外,每个事项都拥有专属的IM,项目负责人可以在事项内继续发起待办、会议等小任务,也可以给沟通内容标记重点、进展提醒,这样项目负责人想要沟通和开会、了解进展,就不用在微信或者Q群等各种平台来回跑的翻阅瀑布式的聊天记录了。
最后,飞项拥有多种提醒形式:新消息提醒、执行时间提醒、完成状态提醒等。不管是项目负责人还是参与的成员,都会收到不同状态的提醒。
管理挑战3:文件凌乱,调取困难。
张先生说,经常有领导和客户吐槽,服务器存储的大量文件因为没有分类整理,信息版本检索不清晰,导致没人愿意查阅,想要拿到最新版的资料也只能靠旁敲侧击打听,导致每个环节得到的信息不准确。
确实,不同的项目阶段对文件的依赖和管理都不大相同,即便同一个阶段,也会产生大量不同类别的文档,例如排期规划、项目立项、进度管理、风险控制、复盘总结等文件沉淀,没有规范的文件管理SOP,难以建立标准化的数据沉淀。
飞项价值3:分类沉淀,一键调取。
人的记忆是短暂的,但工具的记忆是最长久的,利用平台记录文档将有助于我们提高效率,并长期提高项目团队的研发和测试能力。
好记性不如烂笔头,利用飞项笔记功能,可以随时随地,开会或讨论期间都可以记录一切灵感,关联到相关事项中就不会忘记或丢失了。
飞项基于这个原理,还可以在空间汇聚项目一切过程沉淀,包含项目文件、过程文件、讨论文件、背景文件等。此外,项目文件支持上传、下载、重命名等多种操作。好好利用空间资源库,项目的回溯和传承将不再困难。
事项中上传或阅览的文件都将自动存储在飞项文档,永不丢失(2G免费空间)。
飞项既方便又科学的解决了制造业新品研发到上市过程中项目和团队的管理。飞项以解决职场人的每件“事”为基点,串联因“事”产生的计划要素、分工协作、过程沟通、及内容沉淀,形成任务的完整闭环,以解决个人待办管理、项目协作、及团队工作统筹的任务管理工具。
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