红红火火恍恍惚惚,一眨眼,年都过完了。
那些「年后再说」的事,也是时候解决了。
在这些「年后再说」的事中,难免少不了一件事,那就是新年计划。
据研究,写下来的目标计划会比没有写的成功率高38%。写or不写?就看你实现计划的决心!
但我认为,计划光说光写不做,成功率也有可能是0%!
这里我也想借用「日本经营之圣」稻盛和夫老先生的观点来谈谈执行计划有多重要。他认为,实现新的计划关键在于不屈不挠、一心一意。因此,必须聚精会神,抱着高尚的思想和强烈的愿望,坚韧不拔地干到底。所以,「计划党」们,请撸起袖子加油干,把计划执行下去。
说到计划,不单有个人计划,团队也有计划,并且有大小计划之分,举个栗子:
宏观的话,团队的年度工作计划是什么?年终绩效要达到什么效果才算理想?
微观的话,一个工作拿到手,要怎么安排人手和工作,把控节奏?
......
要确保计划顺利执行到位,做好科学有效的计划管理尤为重要。
为什么这么说?我认为,执行是把计划完成,管理则是用什么方法促进计划完成,两者有区别又有联系。
也就是说要做好计划管理,有几个关键步骤不可少:
计划的目标——>计划关键行为分解——>每一个关键行为的执行落地——>计划执行情况复盘
而做好团队的计划管理,可以用「5W1H分析法」来讲计划目标拆解到计划执行的关键行为:即目标是什么?(What)
目标的价值和意义(Why)
需要什么时候开始,什么时候完成(When)
谁对此负责,需要哪些人来完成(Who)
在什么场景和背景下开展(Where)
怎么做(How):前面5W都是对与目标计划的阐述,而H则需要能够具体分解到可执行动作/行为,这是支撑计划目标达成的关键点,也是需要70%精力去思考、监控落地的地方。
基于「5W1H分析法」,在做团队计划管理的时候,还可以借助计划管理工具,把计划管理落到实处,变得更具体清晰可行。在这,想和大家推荐一款叫做「飞项」计划管理工具,我们团队一直在用的。虽说是小工具,却帮了不少大忙。
推荐理由一:符合「5W1H分析法」,可以把计划做得漂漂亮亮。
在进行「事项创建」时,所填写的事项要素是符合「5W1H分析法」。
就以上文说到的“拿到一个项目”为例。
事项名称为“这个项目的名称叫做什么,要达到什么指标”,这就是What。
在「背景信息」栏上填写相关介绍,即Why。
缺乏时间性的计划管理是容易被拖延性和懒性支配,事项可设置明确的时间段,即When。
地址是Where,就不多说了。
负责该计划的协作人则是Who,这位协作人可以是可以是微信好友或是飞项协作人。
How的话,则主要体现在「飞项」的相关功能点上,接下来我再细讲。
由此可见,团队计划的整体和细节,都能在「飞项」上一览无遗。
推荐理由二:功能在精不在多,计划管理更高效
有的团队管理者在选择计划管理工具时会抱着这样一种心态,就是“功能越多越好,说不定以后会用到呢”。但是你有想过吗?功能繁多冗杂,是不是得花费更多的时间和精力去学习如何使用和适应?而且那些现阶段用不到的功能,以后真的会用到?
在这里只想衷心劝告一句,功能在精不在多,适合自己的,能辅助解决问题的,才是最适合的。功能这点,我认为「飞项」就做得还不错子。它的功能不会很冗杂,而是很清晰明确,关乎到计划管理的每个点。
1、事项派发
想让团队计划执行起来更顺畅,最好是把总计划拆解成小计划,比如周期长规模大的计划,最好是分成N个周期性计划然后发放给负责的成员。「飞项」支持对事项拆解成子孙事项后派发给相关协作人。待协作人同意接受事项后,该计划就会自动进入他的日程里,并且定时提醒。
2、项目板块
可以把团队成员加进同一个「项目」里,同处一个环境中,一来可以掌握计划的整体内容和关键数据,其次,能共享彼此事项,做好工作量管理。
在[项目概览]上可以一览该计划的背景、实时动态和成员活跃度,方便团队管理者和成员掌握关键信息点。
如果想对计划内容和协作人进行管理,可以在[事项列表]上轻松查看到项目所属全部事项,可以通过不同维度进行筛选,清晰把握各个细节。在[成员日程]上则可以了解到团队成员在该计划内的所有日程安排和完成情况。
3、专属群聊
在团队计划执行的过程中,需要交流和协助。而这可以在「飞项」的事项专属群聊中实现。
「飞项」的事项、子事项和项目都有专属的群聊IM,可以直接在上面沟通。
「小任务」可以预约会议,快速告诉团队成员开会的信息;可以创建待办,会后有什么工作需求要跟进的,直接告知就可以了。
如果衍生了新的小项目需求,无需另找地方创建事项,直接在群聊IM上创建就可以了,省时。
4、笔记复盘
复盘的意义在于,可以及时发现不足并加以改正,前车之鉴,不要再犯;有效做法,继续保持。这可以借助「飞项」的「笔记」功能来完成,进而完成整个计划的闭环工作。
推荐理由三:免费免费
像现在,很多计划管理工具都采取了「会员制」,只有成为会员,才能使用更高级的功能。但「飞项」在APP端/PC端等多个平台都是免费下载(还有小程序可以使用体验),里面的全部功能都是可以免费使用的,很实在。
总的来说,团队的计划管理,说难也不难,说容易也不容易。除了灵活运用「5W1H分析法」,最关键的是,怎么借助一款计划管理工具去管理,「飞项」正是一款能如虎添翼的工具!大家不妨可以试试看。
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