身处职场中,你是否有过这样的经历,某个宣发团队明明是公司花了钱请来的人,但却不在同一间办公室办公,这导致频繁有宣发需求的你,需要不断地跟对方打电话、发语音进行交流和讨论,虽然对方当时点头称是,但往往交付的成果都是不尽如人意的,与你最初的需求大相径庭,于是,宝贵的时间就在无效的反复沟通间溜走了,而剩下的,只是迟到的交付成果和一个已经霓虹闪烁路上却空无一人的深夜。
其实,这些问题都是可以通过在线协作得到解决的,一次有效的在线协作不仅可以准确和及时地传达你的需求,令对方明白你想要什么、他们要做什么,也可以很大程度上节省沟通成本,从而让工作快速运转起来。而要做好在线协作,「飞项」这款在线协作软件就足以支撑起所有需求。
快速且清晰地传达“我想要什么”
不管是大型需求还是小需求,想要让对方交付出自己想要的成果,站在第三方视角,首先提出需求的人应该把自己的想法和需求关键点理清楚,并实时同步给对方,这样对方才能清楚地认知到,原来成果的交付是长这个样子的。
而「飞项」这款在线协作软件在用户进行需求初创时,便具备了这样的功能,用户可在创立界面填上主题,并在下方输入页面中填写与需求相关的完整关键词及详细说明,这样一来,在所有事情都讲清楚的情况下,对方将可在获取到“白纸黑字”需求的第一时间立即进行响应及执行。
那么,需求说清楚了,如何通知对方?其实这一点很简单,用户只需在创建时点选“邀请协作人”或者在项目创立后再进行协作人邀请动作,此项需求即可推送至承接人客户端上,且创建的时候,发起人还可设置好开始及结束时间节点,如此一来,对方将清楚地知道,整个需求要点和完成节点。
而如果是大型需求,涉及到多人协作的时候,单个需求的简单陈述显然就不足以完成有效在线协作了,面对这种一对多的在线协作需求,「飞项」支持用户在建立一个大型需求时,同时内置多个不同的细化小需求,简而言之,就是用户可借助「飞项」将很多和小需求合并为一个具有连续性质的项目,让对方进行团队式的在线协作。
在需求建立之初,用户可在确定主题及书写说明后,在下方添加“子事项”,而一个子事项就代表着一个具体需求,将完成这个需求的所有必备子事项罗列完全后,对接方将一次性知道整个项目的所有需要完成工作的要点、细节、时间点、注意事项等信息。
如果所有需求细节的负责人不是同一团队时,发起人还可针对子事项的专业性质,邀请不同的专业的岗位人员进行在线协作。
加强在线协作沟通,把所有的疑问拒之门外
而就算在指定分发完任务之后,难免还有人在在线协作过程中存有疑问之处,为了解决这个问题,「飞项」这款在线协作软件在项目建立之后,将自动建立群聊,而在这里群聊中,整个大需求的所有信息和发起人的部分操作信息都会显示在群聊中,比如发起人修改时间节点这样的信息。而除此外,群聊还将承载起整个大需求所有在线协作人员的沟通及对接重任,包括发起人在内,参与人员的信息将得到同步、疑问也将得到及时的在线反馈。
此外,飞项还支持单个任务派发、沟通协作过程-划重点、文件传输、通知等功能,其中,单个任务派发支持用户将特定任务指派给相应岗位人员,文件传输支持资料及重要信息共享,划重点功能支持用户将群组里的对话划为重点,仅需点击右键即可设置重点,这将使得团队协作中可区分轻重,快速找到方向。
而通知功能,则可为参与团队协作的成员或管理人根据任务时间点提供实时提醒,避免遗忘。
其实不只是在公司上班期间,疫情期间在家办公时,不能面对面交流地进行工作确实引发了不少或令人啼笑皆非或令人痛苦不堪的事件,而每当到这时候,一定要善用像「飞项」这种在线协作软件去化解痛苦,这样才能做到高效对接和有效沟通,让工作也可以变得轻松和愉快!
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