不知道有没有日常工作多且杂的朋友面临过以下这些情况:
-总是习惯性地通过在便利贴或日历本上写下待办事项,但是没有提醒就容易忘事;
-因为没有系统化的管理日程,导致面对日报、周报的时候,需要费力地回想做过什么;
-下班后又遇到紧急工作需要处理,但因为手机没有同步办公室记录的日程,只能干着急..
不得不说,这是我身边很多人的工作常态,明明每都在努力过好每一天,但最后发现都是在做“无用功”。其实问题不出在态度上,而是很可能出在没有做好日程管理上。
为了能做好日程管理,我找到了一款适合打工人的高效日程管理工具—「飞项」,能够同时解决记录日程、整理信息、云端同步这几大需求,帮助我们提高效率,轻松规划好每一天。
一、记录日程:规划好所有事项及时间节点
面对每日繁杂的工作任务,要想做好日程管理,首先就需要厘清当天及未来的工作,并详细地记录下来。
「飞项」的事项界面集成了日历、事项清单及清单管理功能,支持创建多个可设定带有日期、时间和提醒的事项,并且所有事项都会按时间要素进行排序。
如此下来,关键工作就会持续置顶于当天日程列表的顶部,以此提醒其重要性及优先级,让我们可以集中精力去处理,保证关键工作不拖延。
每完成一项工作后,就可以对相应的选框进行点击勾选,这项工作就不会再显示于事项界面中,而是在“已完成”列表里,回看起自己做过的工作事项也非常方便,做起日报、周报也能更加得心应手。
二、任务分发:加强协作,高效推进事项进度
如果仔细观察高效职场人的做事方式的话,你会发现他们对于工作分配非常“拎得清”,什么工作是需要自己负责的,什么任务是可以让别人协助完成的,工作效率非常高。
在用「飞项」创建事项后,如果是需委派给他人代处理的日程任务,可在创建时通过微信好友/飞项协作人派发任务。协作人接受邀请后,该事项会自动同步到双方的日程列表,并定点提醒处理。
如果是遇到比较复杂的、不能独自完成的工作任务,还可以通过「飞项」的【子事项】功能,将工作任务进行三级拆解,每个子事项都可以进一步详细定制日期时间提醒等,并根据需要派发给负责人,共同完成任务。
拆解好的工作任务还会自动形成【脉络图】,我们可以通过这个图,清楚地知道整个任务的结构逻辑、每个关键节点的对接人员和任务交付时间,任务是否被完成也一目了然,不用担心因为别人未及时完成任务而延误自己的工作进度。
三、整理信息:标记重点信息,查找更方便
在职场中与他人对接沟通是常有的事,经常会产生大量信息和琐碎事务,零散在各种群聊中,想要寻找重点非常费时且低效率。
而「飞项」的每个事项都拥有独立的IM环境,可以直接在事项中发起沟通、上传文件,对于重要的信息可以直接重点标识,并自动汇入到“重点”专栏中,信息查找快速便捷。同时还能直接发起过程小任务,推进事项发展,协同办公效率也更高。
四、云端同步:满足不同场景下的日程需求
此外,「飞项」不仅支持 PC端,同时也拥有手机端和微信小程序,可以实现多端互通、数据多端同步,十分满足不同环境、不同场景下的日程管理需求,不用担心因为数据不同步而导致无法查找信息的尴尬情况出现。
总而言之,通过使用「飞项」这款日程管理app,能够让每天的日程更加具象化,增加自己对任务的思考 ,在日程管理上也更游刃有余。希望大家都能够成为高效的打工人,早日实现“永不加班,享受生活”!
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