法国伊西莱穆利欧市(Issy-les-Moulineaux)希望借助微软的力量,创建一个灵活、现代化的工作场所,实现市政府工作方式的转型。一年之后,通过为政府职员和外勤人员配备Surface以及近乎全面的Microsoft 365应用,伊西莱穆利欧市及市民都享受到了统一数字化工作空间带来的好处——政务流程得以简化,生产力得到提升。
对于坐落于巴黎远郊塞纳河左岸的伊西莱穆利欧市(常被简称为“伊西”)来说,转型并不是一件新鲜事。这座城市的历史可以追溯到罗马时代,历经20个世纪的发展,从郁郁葱葱的农田、到中世纪巴黎贵族的度假胜地,再到20世纪初成为法国航空业的摇篮。着眼于现代,这座城市正在从工业阶段过渡至更具经济活力的服务、商业和技术中心,实现对绿色空间的重塑和改造,为近69,000名居民提供更丰富多彩的生活。
为了紧跟新时代,满足快节奏的工作需求,市政府着手将政府职员和外勤人员从传统的办公场所和网络环境下“解放”出来。借助内置LTE增强版的Surface Pro、Surface Go 2以及Surface Hub 2S等设备,市政府打造了一套全新的高效协作和高生产力的工作模式。Microsoft 365则为这座城市提供了一个紧密交织的协同办公平台,而这正是成为“有胆有识的伊西市”所需要的。
契合活力四射的城市精神
尽管伊西市的政府职员和外勤人员已经适应了二十一世纪的工作风格,但他们的办公设备显然还没有。市政工作人员在晚上和差旅途中需要随时待命,但市政府提供的平板电脑并没有安装他们需要的软件应用。甚至在他们能够通过设备处理一些事务时,也经常需要去办公室归档、审阅并签署文件。
对于负责监督建筑项目的外勤人员来说,他们的足迹遍及整个城市,因此需要随时随地查看文件,并能够修改或审阅办公室服务器上的文件。面对这类需求,传统办公室局限性大,缺少灵活性,不仅影响政府职员的办公效率,也使外勤人员和其他团队陷入信息孤岛,从而延长工作流程并造成信息丢失。
2019年,伊西市开始尝试改变窘境,打造现代化的基础架构,并使其能够与几个月前部署的Microsoft 365实现交互。其目的是塑造一个功能强大、提效且易于使用的平台,让移动办公人员更轻松地管理和使用。
Microsoft 365+ Surface——制胜法宝
借助Microsoft 365,这座城市逐渐向现代化办公场所转型,让数百名员工实现居家办公。随着新冠肺炎疫情的爆发,伊西市政府IT经理Jean-Paul Poggioli为员工配备了最轻便的Surface二合一设备作为办公电脑——Surface Go 2商用版,他表示:“Surface Go 2商用版是非常全面的计算机设备。”
在巡视建筑工地和学校的过程中,外勤人员始终处于四处奔波的状态,比起寻找有无线热点的场所,自带连接性的设备更能满足要求。他们需要在工作现场随时更新诸如CAM这样的中央系统,实时向系统上传各种数据(包括带注释的照片)并进行预算管理。除此之外,这种持续性的工作方式使他们无暇暂停工作来给设备充电。因此,外勤人员所使用的设备也需要具备强劲的续航能力。基于这些需求,Poggioli为移动工作团队配备了内置LTE增强版的Surface Pro设备。最长可达10小时的续航时间,让外勤人员能够高效工作一整天,始终在线的4G LTE功能不仅让他们免去了四处找Wi-Fi的麻烦,也更能够保证信息的安全性。
保障政务工作高效运转
针对需要审阅和处理大量文件、并对文件和其它类型的文档进行签署的政府职员,Poggioli为他们选择了Surface Go 2。他表示:“Surface Go 2实现了平板电脑与PC设备之间的理想平衡。”通过使用Windows Autopilot和Intune,他的团队在这些设备上预装了政府职员随时随地高效办公所需的一切,包括一个基于Microsoft 365的虚拟办公室架构、一个内部电子邮箱地址簿,以及市政府表格和问卷。作为该市无纸化办公倡议的一部分,政府职员不仅能够使用Surface Go 2来监测市政活动,还能够轻松地进行协同办公。当使用Teams开会时,政府职员也非常喜欢Surface Go 2配备的高质量话筒、扬声器和摄像头。
主管健康和安全的副市长Olivier Rigoni兼任着两家公司的首席执行官。他经常使用Surface Go 2进行视频会议,帮助他平衡两种角色的工作职责。他表示:“从一个办公室转战到另一个办公室,需要花费很多的时间和精力。但有了Surface Go 2,无论我在哪里,都可以随时随地处理各种事务。这让我能游刃有余地胜任多重角色。”
负责市财政和妇女事务的副市长Fanny Vergnon很快就适应了Surface Go 2。她说:“从设置账户密码,到掌握这台新设备,我只花了15分钟。” Vergnon回忆起她第一次参加市议会议时,摆在她面前的是一个巨大的文件夹,里面的文件需要逐一签字。而现在,她和她的同事们只需要通过Surface Go 2来审批文件。该市每周需要通过FAST-Elus电子签名软件处理和签署100多份文件,对于Vergnon来说,Surface 触控笔和Surface Go 2帮了大忙。她补充道:“现在,我不再需要去办公室审阅那些需要签署的文件,取而代之的是用Surface触控笔在Surface Go 2上签字,其他部门无需一直等待,整体的工作进度也不会因为繁琐流程停滞不前。”
尽管Vergnon和她的同事们不再需要每天穿梭于不同的工作地点,但面对现代化的世界,他们希望工作日程的安排可以更为灵活,这意味着可以随时随地查看市议会的文件——无论是在办公室、家中,还是在通勤的公交车上。“Surface Go 2非常轻薄、便于携带,它和我如影随形,给了我随时随地轻松处理工作的自由。10.5英寸的触控屏搭配触控笔,使用起来非常流畅。无论我身在何处,都能自如地使用键盘撰写邮件或编辑Word文档。” Vergnon说道。
Poggioli不需要去说服任何政府职员接受新设备。他说:“我的同事们时时刻刻都将Surface带在身边。如此轻便且功能强大的设备让他们爱不释手。”
为团队合作开辟新径
借助办公模式转型,伊西穆利诺市不仅摆脱了繁琐的纸质办公和手动流程,更为员工创造了一个协作为先、灵活的工作空间,让他们享受到最佳办公模式并从中获益。协作对于需要高效运转的政府至关重要,预计有超过半数的政府工作都是基于内部协作。而随着与现代工作场所的发展趋于一致,很多团队成员每周至少有一天需要出外勤,因此市政府需要一个强大的协同办公工具来促进团队成员之间的有效沟通。Surface Hub 2S满足了这一需求,让团队成员无论在何处办公,都能灵活地保持团队协作。
如今,市政办公室的多个会议室中均配备了Surface Hub 2S,方便政府职员和市政工作人员彼此协作,或是与外部各方进行沟通。Surface Hub 2S绝不是仅仅是用于召开Teams会议——工作人员可以借助微软白板(Microsoft Whiteboard)的虚拟画布进行头脑风暴,而无需通过传输文件交流想法;作为一款全交互的Windows 10设备,Surface Hub 2S支持使用者访问OneDrive文件,也可通过Microsoft 365应用或Microsoft Edge来访问内容,或通过Miracast无缝地进行内容投影和分享。强大的4K屏幕和4K摄像头,搭配远场麦克风和音质清晰的扬声器,使每一次在Teams上的会议效果都十分的优质,带给参会人员高效的科技体验。
为模式改革提供引导
Poggioli列举了市政府实施远程办公解决方案的目标,考虑到其对于Microsoft 365功能可用性、管理数据以及设备的熟悉程度,选择微软作为其整体解决方案的合作伙伴是合情合理的。在综合考虑之下,他的团队使用Windows Autopilot和Intune来部署和管理设备。Poggioli 说:“使用Windows Autopilot远程管理设备非常轻松。一旦设备被盗,我们可以通过锁定设备来保护数据,如果用户在使用过程中遇到困难,我们可以远程访问设备帮助他们解决问题。此外,微软在数据安全性方面也非常出色——数据可追溯性和权限管理可进一步保障信息安全。”
Poggioli和他的团队需要确保信息管理模式的改革要得到完整的部署,依托市政府与微软之间强大的合作关系,来保障计划按部就班的执行。他解释道:“微软通过召集工作组,举办研讨会和用户讨论组来为我们提供帮助。微软为我们提供的技术支持是此次项目成功执行的关键——不仅为我们提供解决方案,还在改变管理模式的过程中成为真正的一份子,通过这些来充分部署用于专业办公环境的解决方案。”
伊西穆利诺市始终秉承着其座右铭——“有胆有识的伊西市”。该市希望其对办公模式的成功改革,能够激发其它市政府做出改变,并催生出适合每个人的便捷、可协作化工作空间。
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